X47 Nutzerprofil: Analyse-Spezialist, Digital-Fan, Optimierungsliebhaber, zielorientiert

Unter der Rubrik X47-Nutzerprofil stellen sich X47-Kunden mit Ihrem “Way-of Work” vor. Diesmal ist es Herr Mathias Schreiber, Selbständiger Coach, Analyse-Spezialist, Digital-Fan, Optimierungsliebhaber, zielorientiert

Und das sind die Fragen:

• Welchen Werdegang hat Ihr Zeit- und Selbstmanagement genommen?
• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
•  Woran ich noch arbeiten muss.

Welchen Werdegang hat Ihr Zeit- und Selbstmanagement genommen?

Im Rahmen eines Vorpraktikums zu meinem Studium kam ich 1988 mit der LöhnMethode in Berührung. Die fast schon brutale Konsequenz dieser Methodik bei gleichzeitiger simpler Struktur und reduzierter Werkzeuganzahl begeisterte mich so sehr, dass ich im Studium den Kontakt zu Prof. Löhn suchte und nach einigen Fortbildungen die Trainerlizenz erwarb. In Folge führte ich 12 Jahre lang regelmäßig Seminare durch und brachte hunderte von Menschen diese Methode näher. Als Wirtschaftsinformatiker lag es nahe, mit Aufkommen von Psion, Handheld und dann Smartphones das Zeitmanagement elektronisch abzubilden. Die LöhnMethode selbst entwickelte erst spät elektronische Lösungsansätze und setzte hierbei auf eine eigene, proprietäre Lösung. Für mich war jedoch Outlook in Verbindung mit einen gehosteten Exchange Postfach seit dem Jahr 2000 die bevorzugte Lösung wegen seiner Geräteunabhängigkeit. So übertrug ich Elemente der LöhnMethode auf die Arbeit mit Outlook.
Die LöhnMethode hat zwar einen Baustein, wie man Ziele managt, aber was ich vermisste, war, wie ich zu meinen richtigen Zielen finde. Das bewog mich 1999 erstmals die persönlichen Planungstage der HelfRecht AG zu besuchen. Die systematische Analyse, der Entwurf eines Lebenszielplanes, das Herunterbrechen auf Perioden- und Jahreszielplänen gefiel mir. So schrieb ich am Anfang blätterweise Zielpläne. Seither habe ich das Gefühl, die richtigen Dinge für mich zu tun und nicht nur effizient abzuarbeiten, was andere bestimmen. Im Jahr 2000 begonnen und seither nie mehr unterbrochen, führe ich jedes Jahr für 1-3 Tage eine persönliche Zielplanungsklausur durch. Hierzu ziehe ich mich in eine andere Umgebung zurück und arbeite an meinen Zielplänen.

Was machen Sie den ganzen Tag?

Tja, was steht nun in meinen Zielplänen ? Gemäß dem Motto: „Was man gern macht, macht man auch gut“ habe ich mein jugendliches Hobby des C64-Computers zu meinem Beruf gemacht und Wirtschaftsinformatik studiert. In der folgenden beruflichen Karriere war ich von der IT kommend immer stark an der Schnittstelle von Informatik, Controlling und Prozessen unterwegs. Seit dem Jahr 2000 führte mich dies zum Informatikspezialgebiet „Business Intelligence“, der Geschäftsdatenanalyse. Seit 2008 realisiere ich solche Projekte mit dem Produkt QlikView. Als selbständiger Berater und Entwickler realisiere ich für meine Kunden Lösungen zur Datenanalyse. Sei es das klassische Finanz-Dashboard mit Drill-Downs bis zum Buchungsbeleg wie aber auch Projektleitstände für Maschinenbauer oder Schichtanalysesysteme für Massenfertiger mit Manufacturing Excecutive Systemen.
Meine Arbeitstage sind somit ein Mix von Akquisen und Präsentationen, Analyse-Workshops, Software-Entwicklung, Design und Anwender-Trainings. Unterwegs an verschiedenen Orten dieser Welt, in verschiedenen Branchen mit unterschiedlichsten Anforderungen.

Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?

Wie oben erwähnt, wurde Outlook schon sehr früh das erste Werkzeug meiner Wahl. Für das mobile Arbeiten unabdingbar ist hierbei das Exchange Postfach, welches ich gehostet habe, um nicht selbst die Infrastruktur betreiben zu müssen. In Verbindung mit iPhone und iPad sowie die Websites von Office365 bin ich jederzeit und überall in der Lage auf meine Zeitmanagementdaten zuzugreifen. E-Mails, Termine und Aufgaben landen ausschließlich hier. Und mein häufigster Satz an meine digitale Assistentin Siri dürfte sein „erinnere mich …“. Mich fasziniert, mit welcher Präzision, Siri die Kommunikation erkennt und umsetzt.
Mein zweitwichtigstes Werkzeug kam 2007 auf den Markt – Microsoft OneNote. Die Möglichkeit der völligen freien Strukturierung, der freien Anordnung von beliebigen Text-/Grafikelementen und der Verzicht, Dateien und Verzeichnisse zu managen und zwischenzeitlich die synchronisierte Nutzung auf all meinen Endgeräten via OneDrive, machte das Werkzeug zu meinem Ideen- und Zielspeicher. Alle meine Zielpläne sind zwischenzeitlich dort in einem elektronischen Planbuch aufgegangen (siehe Abb.1). Auch das Produktmanagement und Customer Relationship Management übernehmen jeweils OneNote-Notizbücher.
Für die endgültige Archivierung von Projekten, Dokumenten, Buchhaltung und die viele kleine Dinge des Lebens setze ich seit 2001 das digitale Archiv von ELO office ein, welches sich wie OneNote auch, nahtlos in Outlook integrieren lässt. Aus der Zeit der LöhnMethode habe ich mir hier die sog. Grossablage hinübergerettet. Das bedeutet, dass die auch die digitale Ablage einer sehr flachen Struktur folgt, die mittels Suchbegriffen dann schnell zu gewünschten Trefferlisten führt. So gibt es eben keinen Versicherungsordner mit jeweils Register pro Versicherungsart. Stattdessen hat jede Versicherung eine eigene digitale wie auch für die Police physische (Mappei-) Mappe, die mit einer fortlaufenden Nummer und Schlagworten versehen ist ähnlich einem chaotischen Lager (siehe Abb.2). Physisch stehen die Mappen numerisch sortiert in Mappei-Boxen.
Und wo kommt jetzt X47 ins Spiel ? Mit Abschaffung meines Planbuchs Anfang 2000 stand ich vor dem Problem, dass Notizen erstellen, elektronisch nicht wirklich funktionierte. Da ich die Anzahl der Hilfsmittel reduziert lassen wollte, bekam ich den Tipp für den X47 Geldbeutel DUO4. Bin ich offline, so landen die Notizen und Ideen in diesem A7 Heft. Was digital bei mir auch nicht gut funktioniert, sind Gesprächsnotizen bei Kunden dem iPad mitzuschreiben, wenn man z.B. in einem ersten Gespräch keinen Notebook verwenden möchte. Daher habe ich hierfür ein A5 Slimline von X47 im Einsatz. Was darin notiert wird, landet am Abend, spätestens am Bürotag in der Woche in Outlook und OneNote.

Abb.1: Mein OneNote Planbuch Struktur

Abb.2: Auszug der digitalen Großablage in ELO office. Auch die Ordner in Outlook und im Filesystem haben diese Ablagenr.

Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?

Wie oben ausgeführt, versuche ich konsequent mit elektronischen Mitteln zu arbeiten. Da ist es nur konsequent, wenn auch in Sachen Fortbildung eBooks verwendet werden. So nutze ich den Kindle Paperwhite für das Lesen unterwegs auf Reisen, auf dem Sofa oder im Bett. Die Kindle Apps auf Notebook und iPad erlauben mir aber die elektronische Entnahme von Textabschnitten wie auch das geräteübergreifende Kommentieren. Mit meinem diesjährigen Weihnachtsgeschenk AppleTV und der Airplay Funktion kann ich nun endlich auch die Videos meiner bevorzugten Lernplattform video2brain auf dem Fernseher nutzen und muss das mäßige Fernsehprogramm nur noch aus aufgezeichneten Filmen und Sendungen, dann quasi werbefrei, ertragen.

Wie gehen Sie mit Terminen um?

Termine sind für mich alles, was mit einer festen Uhrzeit an einem bestimmten Ort mit anderen Personen verbunden ist. Diese werden ausschließlich in Outlook geführt. Da meine Familie auch Office365 einsetzt, wird auch die Einladungsfunktion häufig genutzt. Für das Management von Terminen und Aufgaben in Outlook habe ich mir ein rollenbasiertes Kategorie-System aufgebaut. So erhält jeder Termin und jede Aufgabe eine Rolle, wie z.B. „KD Support“, „KD Projekt“, „r Gesundheit“, „r Familie“, „r Hausbesitzer“, … Diese Kategorien färben die Kalendereinträge automatisch. Der bunte Terminkalender erlaubt mir somit auch bei vielen gemischten beruflichen und privaten Terminen einen schnellen Überblick.

Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?

Auch jede Aufgabe erhält eine Kategorie in Outlook. Siri ist beim Erstellen eine fleißige Assistentin und über benutzerdefinierte Ansichten mit Gruppierungen und Sortierungen sehe ich für jeden Tag meine Aufgaben kategorisiert. Zusätzlich führe ich in einem benutzerdefinierten Feld „Top3“ neben der Aufgabenpriorität von Outlook noch die Reihenfolge 1,2,3 der drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Diese werden jeden Tag neu vergeben.

Intensiv nutze ich das Outlook Serienmuster um meine periodischen Aufgaben zu führen und mich immer wieder erinnern zu lassen. Somit umfasst mein Aufgabenvorrat meist zwischen 130-150 Aufgaben. Erledigte Aufgaben werden in Outlook gelöscht. Gab es im Zuge der Erledigung Dinge festzuhalten, so landen diese entweder im digitalen Archiv oder in OneNote.

Handschriftlich verfasste Ideen aus meinen beiden X47 Medien landen in OneNote im dortigen Ideenspeicher bzw. jeweils Projekten zugeordnet. Damit mit den Ideen aber auch etwas passiert, entsteht hierzu ein Outlook Aufgabeneintrag. Als Scanner habe ich einen HP Laserjet Color TopShot mit einem digitalen Kameraarm. Handschriftliches war digital überführt werden soll, wird somit auf dem Flachbett einfach abfotografiert und ins Digitalarchiv oder in eine OneNote Seite aufgenommen.

Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?

Glücklicherweise gehöre ich zu den Menschen, die nicht alles selbst erledigen müssen, sondern anderen etwas delegieren dürfen. Die Aufgabe selbst steht in meiner Outlook Aufgabenliste, da ich diese ja delegieren möchte. Nachdem Zielsetzung, Termine, Rahmen und Verantwortlichkeit der betreffenden Person genannt wurde, erhält die Aufgabe in Outlook den Status „wartet auf jemand anderen“. Zusätzlich habe ich eine benutzerdefinierte Spalte „Wer“ angelegt. Hier trage ich das Kürzel des Aufgabenempfängers ein. Für die Überwachung der delegierten Aufgaben habe ich mir eine Ansicht erstellt, die mit einem Mausklick erreichbar ist und nach Endtermin und Spalte „Wer“ gruppiert zeigt, was ich bis wann von wem als erledigte Aufgabe erwarte.

 Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?

Seit knapp einem Jahr habe ich meine Ernährung auf die sog. „Insulin-Trennkost“ umgestellt. Die Effekte für mich waren positiv: 8 kg Gewichtsverlust, von denen jetzt auch noch über die bewegungsärmere Winterzeit noch 6 kg Verlust übrig geblieben sind, erholsamerer Schlaf und gesteigertes Bewusstsein bei der Ernährung. Ich habe mich für diese Trennkost entschieden, da das Regelwerk so herrlich einfach ist:

• Morgens: kein Eiweiß und nur Kohlenhydrate
• Mittags: ist alles erlaubt
• Abends: keine Kohlenhydrate, nur Eiweiß
• Abstand zwischen jeder Mahlzeit: 5 Std – keinerlei Zwischenmahlzeiten
• Täglich 10 min. Kräftigungsübungen und 20 min. an der frischen Luft (was ich in der Mittagspause erledige, um vom Arbeitsplatz Distanz zu haben)

Da ich vor allem an Ballsportarten gefallen finde, spiele ich seit Jahren einmal pro Woche in einer Freizeitgruppe Volleyball. Das ist ein periodischer Termin in meinem Outlook-Kalender. In den helleren Jahreszeiten kommen dann 1 – 2 mal pro Woche Tennis spielen hinzu. Auch hier gilt es mit SpielpartnerIn einen Termin zu vereinbaren und einzuhalten. Auf meinem Nachttisch liegt ein Elastikband (ähnlich einem Theraband) mit einem Übungsblatt, um mich daran zu mahnen, dass ich morgens oder abends für 10 min. Dehn- und Kräftigungsübungen mache. Das gelingt mir aber leider nicht immer.

Woran ich noch arbeiten muss …

Meiner Einschätzung nach funktionieren viele der oben beschriebenen Vorgehensweise nur mit ausreichender Disziplin. Hieran mangelt es mir zum Glück nicht. Allerdings führt dies zu einem mangelnden Gegenpol der Spontanität. So habe ich noch Mühe zu erkennen, wann eine Situation jetzt eher eine spontane Entscheidung oder ein spontanes Handeln benötigt, statt ein Festhalten an den Tagesprioritäten. Hilfreich, so weiß ich aus eigener Erfahrung, ist hier eine polarisierende Ehefrau :-).

Der geneigte Leser dieses Blogs, der weiteres über mich erfahren möchte, kann dies unter http://www.mathias-schreiber.com oder in XING  nachlesen.

Wer darüber hinaus Interesse hat, zu sehen, welche tollen Analysemöglichkeiten QlikView bietet kann in meiner QlikView Gallery  einen ersten Eindruck erhalten.

Vielleicht kommen wir darüber, oder auch Anregungen aus diesem Blogeintrag, mal ins Gespräch ?

Darüber freue ich mich.
Mathias Schreiber