X47 Nutzerprofil: Leitender Angestellter, Logistik, “Planer und Macher”, auch ehrenamtlich engagiert

Unter der Rubrik X47-Nutzerprofil stellen sich X47-Kunden mit Ihrem “Way-of Work” vor. Diesmal ist es Thomas Hörmann aus Memmingen.

Und das sind die Fragen:

• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?
•  Woran ich noch arbeiten muss?

Was machen Sie den ganzen Tag, Herr Hörmann?

Schon seit meinem Studium habe ich mich für die Logistik interessiert. Die komplexen Zusammenhänge bei der Beschaffung, Lagerung, dem Transport und der Verarbeitung von Waren faszinierten mich.

Deshalb verwundert es nicht dass ich nach verschiedenen Stationen jetzt bei einem der größten deutschen Logistikdienstleister in Familienhand als leitender Angestellter (Speditionsleiter) tätig bin. Hier bin ich für die operativen Abläufe, sowie Kosten- und Prozessoptimierungen in einer großen Niederlassung verantwortlich.

Gleichzeitig bin ich Vorstandsvorsitzender eines Musikvereins, Kirchenmusiker und leidenschaftlicher Tanzmusiker. Und natürlich habe ich auch eine Familie, die Zeit mit ihrem Vater verbringen möchte.

Es sind also ideale Voraussetzungen, sich seine knappe Zeit gut organisieren zu müssen.

Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?

Selbst bin ich ein leidenschaftlicher Zeitmanagement-Fan und habe hier schon verschiedene Methoden erfolgreich versucht. Zunächst Lothar Seiwert – aber in den letzten Jahren hat besonders GTD von David Allen mir geholfen bei meiner Führungsaufgabe “am Leben” zu bleiben.

Ich habe im Laufe meiner beruflichen Entwicklung einige Tools genutzt. Vom Chronoplan, über Timesystem zu Palm. In meiner letzten beruflichen Station war ich voll digitalisiert und merkte dabei aber, dass ich ein Typ bin, der das Papier zum Planen und für die Kreativität benötigt.

Gleichzeitig habe ich aber ein Tool gesucht, das nicht so groß wie ein Ringbuch ist, da die Zeiten vorbei sind in denen man alle Informationen im Zeitplaner mitgeschleppt hat.

Über diesen Weg bin ich auf X47 gestoßen. Da die digitale Organisation unbestritten auch in einzelnen Punkten enorme Vorteile bietet, sieht mein kombiniertes Setup wie folgt aus:

1. Blackberry Q10
2. X47 Slimline A5 (2x Tagesplan Classic, 2x Notizbücher, Leporello für 2014+2015)
3. Lotus Notes

Zum Schreiben benutze ich einen wunderbaren Lamy 2000 Modell 203 blackwood. Er liegt hervorragend schwer in der Hand, ist durch den dunklen Holzkorpus sehr edel und wundervoll zum Schreiben geeignet.

Wie arbeiten Sie?

Der Blackberry ist für mich DAS Instrument für Emails, Termine, Telefon, Kontakte. Er begleitet mich immer und überall hin. Im Bereich Termine habe ich mehrere Kalender, die ich zu verwalten habe, diese vereint der Blackberry ideal und unkompliziert miteinander. Einerseits meinen beruflichen Kalender, dann meinen privaten (in Google), dazu habe ich noch den Google-Kalender meiner Frau, den Vereinskalender des Musikvereins und einen separaten Kalender in den ich die Termine der Tanzband eintrage. Abgesehen vom beruflichen Kalender sind die anderen alle auf Google und laufen im Blackberry auf einen Blick zusammen.

Wenn es dann aber um die Verwaltung von Aufgaben und die Tagesplanung geht, kommt mein X47 ins Spiel.

X47-Slimline A5 und Blackberry

Der Tag wird in der Tagesplanung geplant, sowohl Termine als auch Aufgaben. Das heißt ich prüfe am Abend des Vortages, welche Termine am kommenden Tag anstehen und übertrage diese in den X47.

Ebenso übertrage ich Aufgaben, die ich unbedingt morgen erledigen möchte auf diesen Tag mit entsprechender Priorität. Dazu schaue ich vorher aber noch die Notizbücher durch: Welche Aufgaben stehen an? Was muss ich nachhalten?

Im laufenden – teilweise stressigen – Arbeitstag selbst ist der X47 mein stabiler Anker, in dem ich schnell was erfassen kann, um es nicht zu vergessen (Rückrufe, Aufgaben etc.) und der mir nach turbulenten Störungen wieder aufzeigt, wo der rote Faden für den aktuellen Tag denn ist.

In Lotus Notes checke ich mehrmals täglich Emails – das Aufkommen an Emails ist aber überschaubar, diese werden dann entweder bearbeitet, archiviert oder delegiert (und kommen damit in die Wiedervorlage von Notes).

Wie gehen Sie mit Terminen um?

Ich halte die Anzahl an Terminen gering. Aber wenn es Termine gibt, dann haben diese immer ein Ziel. Dazu frage ich mich vorher: Was soll das Ergebnis des Termins sein? Dementsprechend sieht auch die Agenda aus.

Für mich ist wichtig, dass es nach einem Termin einen Verbleib gibt – eine ToDo-Liste ist obligatorisch. Selbst für die tägliche Produktionsbesprechung (die eigentlich nur zur Abstimmung des Tagesgeschäfts dient) führe ich eine ToDo-Liste, in der Erkenntnisse aus Fehlern in den Prozessen vermerkt werden und die Aktionen um diese abzustellen.

Termine müssen außerdem pünktlich beginnen und aber auch pünktlich enden. Zeitverschwendung durch bla bla hasse ich.

Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?

Die beiden Notizbücher (kariert) habe ich aufgeteilt: Eines für berufliche Themen und eines für private Themen. Dabei nutze ich beide Bücher von VORNE und von HINTEN. Von vorne führe ich jeweils eine simple ToDO-Liste. Von hinten trage ich Notizen, Ideen, Gesprächsnotizen oder andere Dinge ein.

Das hat den Vorteil, dass ich immer alles Berufliche (Aufgabenliste und Ideen, Notizen) im selben Notizbuch zusammen habe. Ebenso im privaten Bereich.

Seit ich den X47 im Einsatz habe und dadurch etwas „entdigitalisiert“ wurde, stelle ich für mich persönlich fest, dass ich wesentlich kreativer geworden bin. Mir hat es regelrecht gefehlt, Gedanken und Ideen nieder zu schreiben.

Durch das Schreiben entwickeln sich diese Gedanken oft erst noch weiter. Das habe ich vorher in meiner voll-digitalen Phase nie erlebt. Sicherlich ist das aber Typ-Abhängig.

Eine Idee muss nicht zwangsläufig eine Aufgabe sein. Ideen können zu Aufgaben werden, können aber genauso nur einen wichtigen Punkt im Rahmen eines Projekts oder Vorhabens darstellen, der nicht vergessen werden sollte.

Delegieren Sie? Wie halten Sie Delegationen nach?

Ja, ich delegiere. Ich halte die delegierten Themen entweder über die Wiedervorlage in Lotus Notes (wenn es eine E-Mail ist) oder über den X47 nach, indem ich eine Aufgabe in der Aufgabenliste mit der Prio „D“ markiere oder/und sie direkt auf einen Tag im Tagesplaner ebenfalls unten mit Prio „D“ in die Aufgaben schreibe.

Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport?

In meiner vorherigen Position habe ich mit meiner Gesundheit sehr starken Raubbau betrieben. Inzwischen kann ich auch durch die Rahmenbedingungen im Unternehmen wieder mehr für mich selbst tun.

Ich versuche täglich oder zumindest mehrmals die Woche Fahrrad zu fahren. Meist eine Stunde. Diese Stunde trage ich mir konsequent im Kalender ein und nehme sie wie jeden anderen Termin wahr.

Meine Erfahrung ist, dass man durch die Termin-Festsetzung zwar nicht zwingend den Termin auch einhält und Sport treibt, aber zumindest den Termin und das Ziel vor Augen hat. Mir persönlich hilft dies dabei, es auch umzusetzen.

Woran ich noch arbeiten muss

Entdigitalisieren…..ich habe beruflich auch ein iPad, das mir natürlich auch privat zur Verfügung steht. Und derzeit stelle ich fest, dass ich schon wieder der Manie verfalle, dieses Tool irgendwie in meine Organisation einzubauen – obwohl ich das gar nicht benötige. Zugleich werde ich durch die digitale Welt viel zu viel vom Wesentlichen abgelenkt: „Eben mal noch schnell diese Mail checken, dann noch im Netz schauen nach diesem und jenem“ – die eine Mail ergibt dann das andere usw.

Hin zu sitzen, einen Bericht zu lesen, ein Buch zu lesen, sich auf die BAB Zahlen zu konzentrieren und wirklich NICHTS ANDERES nebenher zu tun – das erfordert Disziplin.

Hier war ich schon wesentlich besser und da will ich auch wieder hin kommen.

Studien beweisen, dass der Mensch NICHT multitasking-fähig ist, sondern im Gegenteil wesentlich an Performance verliert. Die digitale Welt verführt uns extrem dazu, in den Aufgaben und in unserer Aufmerksamkeit von einem Punkt zum nächsten zu hüpfen und dabei extrem an Performance zu verlieren.