X47 Nutzerprofil: Selbständig, 1001 Aufgaben, kreativ, ständig überfordert

In Zukunft möchten wir X47-Nutzer vorstellen. Wer nutzt X47? Wofür? Wie genau?

Den Anfang macht Matthias Büttner, X47-Geschäftsführer.

Die Fragen:

• Was machen Sie den ganzen Tag?
• Womit organisieren Sie sich? Welche Tools setzen Sie ein?
• Wie arbeiten Sie? Wie ist Ihre Arbeitsweise?
• Wie gehen Sie mit Terminen um?
• Wie gehen Sie mit Ideen und Aufgaben um?
• Delegieren Sie? Wie halten Sie die Delegation nach?
• Wie halten Sie es mit Gesundheit und Sport? Wie organisieren Sie das?

Mein Bedarfsprofil / Was mache ich den ganzen Tag:

Ich habe drei Firmen, drei Kinder und den Kopf immer voll von Ideen, die ungesetzt werden wollen. Ich bin Geschäftsführer von X17, X47 und der Grünen Welle Vertriebs GmbH und in dieser Funktion insbesondere für Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung zuständig. Ich lebe also mit ständiger Überforderung. Ich habe leider nicht so viele Mitarbeiter, dass ich alles sauber delegieren könnte und muß also ständig hart priorisieren.

Mir ist es wichtig, dass alles läuft, die Zahlen stimmen, aber auch die Gesundheit und die Familie nicht auf der Strecke bleiben. Ferner ist es mir wichtig, dass ich eine saubere Historie führe, was ich wann gemacht habe – ich möchte gerne noch nach Jahren wissen, wie ich meine Zeit verbracht habe.

Meine Tools zur Selbstorganisation:

Das wichtigste Instrument ist für mich mein Mabook A6 in Gaucho Mahagoni, ausgestattet mit einem Monatsplaner, dem Wochenkalender Zeitkreise und dann natürlich die Notizen.
Das zweitwichtigste Instrument ist für mich Outlook – ich sitze fast den ganzen Tag am Rechner. Emails sind für mich der Schlüssel.

Des weitere benutze ich das iPhone 5 und die iPhone 5-Hülle für Geldscheine, Belege und Notgroschen. Mit dem iPhone telefoniere ich :-), mache Fotos und nutze viele kleine Apps, die aber verzichtbar wären.

Mabook A6 und iPhone-Hülle habe ich immer bei mir – meist auch meine X17-A4+ Hülle mit einem Heft und Doppeltaschen – mein Lieblingsleder ist hier Brandy.
Die A4+ Hülle nutze ich für Besprechungen und zum Transport von DIN A4-Blättern, das sind bei mir Rechnungen und Kontoauszüge.

Als weiteres Hilfsmittel nutze ich Microsoft Word – allerdings in einer besonderen Form: Ich habe eine große Datei, die immer in der Gliederungsansicht steht. Diese Sonderfunktion von Word ist besonders hilfreich, wenn man Überblick behalten möchte. Man kann hier hervorragend kategorisieren und hierarchisieren – ich habe für jede Firma und jeden Arbeitsbereich eine Überschrift und gliedere Aufgaben und Erkenntnisse darunter. Hier kommen alle Ideen und Aufgaben hinein, die nicht sofort umgesetzt werden können (die Liste ist lang, die Datei ist mächtig). Hier sammle ich auch alle Adressen und Namen, die mir wichtig erscheinen.

In meiner Freizeit, insbesondere, wenn ich auch Urlaub bin, habe ich einen X47-Steel Notizbuch als 1er im Format A6 dabei. Das Mabook ist mir dann zu dick und zu schwer. Im Urlaub will ich auch loslassen und keine Termine im Kopf haben. Der Steel ist ideal für mich, weil er flach ist und in jede Tasche passt. Hier habe ich auch die Variante in Brandy.

Mein Kleingeld verwahre ich vor allen Dingen im Auto. Dabei hilft mir meine kleine Geldbörse X47-Uno1. Diese liegt im Aschenbecher – ich bin Nicht-Raucher.
Meine alten Notizbücher und Kalendarien sammle ich in den X47-Archivboxen.

Meine Schlüssel hängen an einem X47-Schlüsselanhänger – den habe ich natürlich auch immer dabei.

Meine Arbeitsweise:

Das erste, was ich morgens mache, ist das Notieren der wichtigsten Aufgaben in meinem Wochenkalender Zeitkreise, also in meinem Mabook. Hier arbeite ich streng nach der 5×3 Methode – für jeden Tag notiere ich mir drei wesentliche Aufgaben, die ich schaffen möchte.

Dann setze ich mich an den Rechner, arbeite die relevanten Emails ab – auch hier habe ich mir einen Trick erarbeitet: Ich habe mir eine Liste von „Baustellen oder Projekte“ angelegt, die bearbeitet werden müssen. Auch in Outlook kann man hervorragend hierarchisieren und kategorisieren.

Da ich immer sehr viele und manchmal auch sehr kleine Aufgaben habe, lohnt es sich nicht, diese in meinen Kalender einzutragen. Der Eingangskorb dient mir als Aufgabenliste und ich bemühe mich, diese Liste täglich komplett abzuarbeiten – was meistens nicht klappt.

Alle Termine und die wichtigsten Aufgaben stehen bei mir in meinem Mabook, alles andere regele ich über Outlook.

Die wichtigsten Termine und auch die wichtigsten Ereignisse und das, was ich an dem Tag geschafft habe, trage ich zudem – also doppelt – in meinen Monatsplaner ein. So habe ich täglich ein Erfolgserlebnis und kann noch nach Jahren nachvollziehen, was in der Woche oder in dem Monat geschehen ist.

Am Silvesterabend mache ich – sehr zum Leidwesen meiner Familie – eine Flasche Wein auf, eine gute Zigarre an und ein Word-Dokument auf und resümiere über mein Jahr. Dafür gehe ich meinen Monatsplaner, meinen Wochenkalender und alle Notizen durch, die ich in dem Jahr gemacht habe. Jahresabschlußhygiene und Planung für das nächste Jahr. Das mache ich schon seit 25 Jahren. Es ist immer wieder toll, wenn man auf diese Art und Weise in seine Vergangenheit eintauchen kann. (Blog-Artikel: Mein persönlicher Jahresabschluß)

Da ich selbständig bin und meinen Mitarbeitern vertrauen kann, arbeite ich recht viel von zu Hause aus. Hier kann ich dann früh am Morgen anfangen – gerne schon um 05:00 Uhr (Blog-Artikel: Morgens um 05:00 Uhr …). Ich beginne dann immer mit den wichtigsten Aufgaben und dokumentiere die Ideen, die ich habe. Irgendwann im Laufe des Tages fahre ich in meine Firma und mache dort das, was zu tun ist. Der kreative Teil – die Kür – findet bei mir vormittags und damit meist zu Hause statt, nachmittags dann d .er Pflichtteil. Ich bemühe mich, um 17:00 Uhr aufzuhören.

Mein Glück ist, dass ich nahe an meinem Firmengebäude wohne, sodass Fahrtzeiten bei mir keine Rolle spielen.

Wie ich mit Terminen umgehe:

Ich habe nicht so viele Termine. Meine Termine trage ich in den Wochenplaner und zudem in den Monatsplaner ein. Die doppelte Buchführung an dieser Stelle stört mich nicht. Ein Termin dauert immer lange – das Eintragen dauert nur Sekunden. Meine Termin bereite ich auf einer Notizbuchseite – oder wenn es komplex wird in meinem Word-Dokument vor. Dafür verwende ich immer das Raster ZIDE.

1. Welche Ziele will ich mit dem Gespräch erreichen?
2. Instrumente: Wie erreiche ich die Ziele, welche Unterlagen brauche ich? Welche Argumente will ich bringen?
3. Daten: Was weiß ich, wovon gehe ich aus, was kann ich nicht ändern?
4. Entscheidung: Was ist abschließend zu dokumentieren?

Ich schreibe meist nach einem Gespräch eine Notiz per Email an meine Prokuristin – damit habe ich den Sachstand dokumentiert und gleichzeitig informiert.

Wie ich mit Todos/Aufgaben/Idee umgehe:

Ich sortiere Aufgaben immer Baustellen/Projekten zu. Dann schreibe ich mir selbst eine Email und/oder schreibe diese Aufgabe in meinen Wochenkalender. Längere Listen, Projektaufgaben etc. führe ich eher in meiner Word-Liste. Ideen für Aufgaben notiere ich in meinem Notizbuch, das ist ja immer in meinem Mabook enthalten.

Ideen sind für mich immer Aufgaben.

Wie ich mit Delegation umgehe:

Die meisten Dinge kann ich mit einer Email delegieren. Ich delegiere auch mal an mich und schreibe mir selbst eine Email und/oder setze mich „cc“. Ich ordne dann die „cc“ Emails meinem Baustellenordnern zu. Wichtige Delegationen notiere ich mir im Wochenplaner – aber nur die wichtigsten.

Wie ich es mit Gesundheit und Sport halte:

Ich habe den Aspekt des Sportes in der letzten Zeit höher priorisiert. Derzeit probiere ich es aus, morgens nach meinem ersten Espresso gleich etwas Sport zu machen. Ich habe zu Hause ein Fahrrad, darauf fahre ich dann ca. 10 Minuten, mache ein paar Liegestütze oder ähnliches und dehne mich dann etwas – das dauert meist nur 15 Minuten. Ich laufe ca. 2 mal die Woche 7 km – das mache ich dann abends oder am Wochenende. Ich gehe regelmäßig zum Arzt – Blutcheck, Impfungen, Zahnkontrolle, …

Woran ich noch arbeiten muss:

Was ich dringend noch optimieren muss ist meine Ernährung. Zwar achte ich immer auf meine 1,5 Liter Wasser pro Tag und versuche eher Vollkorn, wenig Milch, wenig Fett und wenig Raffiniertes zu mir zu nehmen, aber so richtig Bio bekomme ich noch nicht hin. Ich sollte auch regelmäßiger Essen und mich beim Essen auf das Essen konzentrieren.